Vejen Teaterforening

Generalforsamling 25. oktober 2022

Referat

Dato: Tirsdag den 25. oktober kl. 19

Sted: Vejen Idrætscenter - Møde 2 - v/svømmehal

Referent: Grethe Brinch Knudsen

Deltagere fra bestyrelsen: Finn Heiredal, Anne Marie Hansen, Poul Egelykke, Grethe Brinch Knudsen og Ulla Lavall, suppleant og revisor

Afbud fra: Lone Busk Rasmussen Schmidt, Annemette Aagaard Friis Hjort og Poul Henning Thomsen. Deltagere medlemmer: 3

Agenda

1. Valg af dirigent: Finn Heiredal, der kunne erklære generalforsamlingen for lovligt indvarslet.

2. Formandens beretning: En fyldig og godt fremlagt beretning blev taget til efterretning med positive kommentarer. Formandens beretning vedlagt referatet.

3. Kassererens beretning: Regnskabet blev fremlagt og gennemgået. Vedlagt referatet. Regnskabet er meget stabilt på trods af de udfordringer, vi har haft de sidste år. Aktivitetspuljen i regnskabet er de tilskud, der blev oprettet i forbindelse med Covid 19. Der var rigtig meget tilbagebetaling og indbetaling af andre tilskud i den periode. Der blev stillet spørgsmål om sal lejen i VIC, der belaster vores økonomi hårdt. Vejen Kommune har en ordning, hvor man kan søge om at få Troldesalen stillet gratis til rådighed et antal gange om året, men den gælder kun kulturelle egenproduktioner. Der er også kommunalt lokaletilskud til sportsaktiviteter. På sigt er det noget, vi skal snakke med kommunen om evt. at få ændret, så det også gælder til vores arrangementer. Vigtig vi kigger ud på evt. andre spillesteder, f.eks. Højskolerne og Hotel Rødding

4. Indkomne forslag: Forslag om valg af en ekstra til bestyrelsen. Vedtægterne giver mulighed for at regu-lere antallet af bestyrelsesmedlemmer ved generalforsamlingen, så det blev beslut-tet, at vi går op til 8 medlemmer.

5. Valg: af 5 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant På valg er:

Finn Heiredal - genvalgt

Anne Marie Hansen - genvalgt

Lone Busk Rasmussen Schmidt - genvalgt

Annemette Aagaard Friis Hjort - genvalgt

Tom Bolbjerg Stjernholm – nyvalgt – sidder for 1 år, så der vælges 4 hvert år.

Valg af 1 suppleant til bestyrelsen, Ulla Lavall - genvalgt

6. Valg af revisor: Valg af revisor - Ulla Lavall - genvalgt Valg af revisorsuppleant - Poul Henning Thomsen - genvalgt

7. Foreningens fremtid: Bestyrelsen tager fat om sponsorater og firmaaftaler ved bestyrelsesmøde i januar.

8. Eventuelt: Priser på vin (rødvin i hvidvinsglas) og øl i baren en høj. Lavere priser kunne måske sælge mere. Der bør sættes skilte ved scenen om at købe til pausen. I det hele taget bedre skilt-ning. Finn Heiredal kommer med forslag til skiltning og vi finder en, der kan lave dem. Det er en god ide at deltage med teaterbilletter til konkurrencer i forskellige forenin-ger. Det giver synlighed.

Dirigenten takkede for god ro og orden!

Ovenstående referat godkendt af dirigenten, Finn Heiredal, pr. mail den 27.10.2022

 

Formandens beretning fremlagt ved generalforsamlingen den 25. oktober 2022

2022 Sæsonen 2021/2022 var lige som sæsonen før en meget blandet oplevelse. Vi måtte stadig kæmpe mod en modstander, vi ikke kunne stille noget op imod, nemlig Covid 19.

Vi lagde i september 2021 ud med ”2 på tur” med Kurt Ravn, Peter Schrøder, Paw Henriksen og Kristine Yde, det var en sjov forestilling. Den gav desværre et underskud på trods af, at det lykkedes os at få 200 publikummer ind. Det var flot, når vi tænker på, vi stadig stod i skyggen af Coronaen. Til denne forestilling solgte vi 27 billetter til Colitis Chron Foreningen og 6 billet-ter til Hospice Sønderborg. Det er rart at opdage, at vi lige så langsomt når ud til nye målgrup-per.

Vi skulle have spillet ”Snedronningen” med Susse Wold i november 2021, men forestillingen blev desværre aflyst pga. sygdom hos Susse Wold.

I februar spillede Trine Gadeberg og Jan Svarrer en brag af en forestilling ”Hjælp vi er gift” for 334 glade publikummer, der glædede sig over at komme ud efter Corona-nedlukning. Fore-stillingen gav et godt overskud.

I marts 2022 spillede vi ”Candle in the wind”, en forestilling vi året før måtte aflyse pga. Co-rona. MusicalDanmark fra Aarhus leverede en fantastisk dejlig forestilling. Gennemmusikalsk og dramatisk helt igennem godt leveret. 277 var inde og se forestillingen, men det var des-værre ikke nok til, at den løb rundt, så vi fik et lille underskud. En forestilling, der havde for-tjent et større publikum.

I april 2022 spillede vi ”Maddiker” med de tre dygtige skuespillere Bodil Jørgensen, Rikke Wölck og Jannie Faurschou. Det var en god forestilling og 260 fik oplevelsen. Vi havde nok troet, at den ville have solgt noget bedre. Forestillingen hvilede i sig selv.

I maj 2022 sluttede vi sæsonen af med ”Dyrene i Hakkebakkeskoven”. Vi havde søgt og fået bevilliget 7.500 kr. fra Kulturelt Samråd. Til denne forestilling solgte vi billetter til Dansk Folke-hjælp og Red Barnet. Det var en dejlig børneforestilling, og der var gang i slik-pose-salget. Godt at barpersonalet var vakse og fik suppleret op, så ingen børn blev kede af det. Den gav et pænt overskud.

Det er sådan, at vi er berettiget til at få støtte fra staten, når vi har abonnementer. Det betyder som regel 13.000 – 15.000 kr. pr. forestilling, alt efter hvor mange forestillinger, foreninger over hele landet søger til hvert år. Vi fik i denne sæson 13.000 kr. i tilskud til alle vores fore-stillinger.

Vi er desværre ikke så heldige at få kommunal støtte, som langt de fleste andre Teaterfor-eninger i det ganske danske land, men vi har til næste sæson lavet et samarbejde omkring børneteater. Det betyder, at Vejen Kommune betaler vores børneforestillinger, søger halvde-len i støtte fra staten, og fakturerer os den anden halvdel. Det betyder også, at vi til børnefo-restillingerne får gratis reklame på pylonerne rundt i kommunen. En rigtig god aftale, som vi virkelig er glade for. Ingen tvivl om at Vejen Kommune gerne vil støtte os, men økonomien er ikke til det p.t.

Vi kunne tænke os, at der – i lighed med sportsforeninger – bliver mulighed for at søge om en eller to gange om året, hvor kommunen betaler leje af Troldesalen. Sallejen er en stor post på vores forestillinger, så det ville virkelig kunne hjælpe os økonomisk.

Økonomien kommer Anne Marie ind på, men vi holder skindet på næsen. Vi har virkelig ikke haft de bedste arbejdsvilkår, når man tænker på Covid-19, så det er flot, at vi igen i denne sæson har klaret os så rimeligt igennem.

Vi har et godt samarbejde med VIC, og vi får meget hjælp den vej. VIC sørger for at ansætte ”hands” til opsætning og nedtagning af kulisser, og personalet fra VIC er meget synlige og hjælpsomme ved vores forestillinger, så de er helt bestemt med til, at det praktiske omkring teater i Troldesalen kører rigtig godt.

Troldesalen har fået nyt lydanlæg og der er kommet et nyt stolesystem, så vi ikke længere skal slæbe stole fra tribunen, men bare kan trykke på en knap, så bliver stolene kørt ud. Hvis vi kun sælger billetter til halvdelen af salen, er der også mulighed for at køre tribunen helt frem til scenekanten.

Med hensyn til PR, så bruger vi FaceBook-grupperne rigtig meget. Bestyrelsen har hus-standsomdelt rigtig mange programmer, lige som vi er synlige med fysiske programmer mange steder.

Vi bruger pylonerne ved VIC, Autocentralen og Kommunens pyloner. Vi har en aftale med ”Mig og Vejen”, og vi tror på, at denne portal er voksende, så den kan give mere billetsalg. Vi sender ved hver forestilling en foromtale af vores stykker til Jyske Vestkysten og Ugeavisen, men det er ikke altid, de optager den. Vi har inviterer journalister fra Jyske Vestkysten til fore-stillingerne, men fik besked om, at de ikke er interesserede i at lave kritik på teater i Troldes-alen. Tak til VIC for et godt samarbejde.

Vi har efterhånden en mail-database på næsten 600 adresser, så dem sender vi ud til med jævne mellemrum. Vi sender også ud til firmaer, om de er interesserede i at tegne sponsora-ter eller købe billetter til medarbejdere/kunder. Det har givet lidt i den nye sæson, men der lig-ger et stort potentiale der.

Gennem vores medlemskab i Udvikling Vejen når vi ud til 940 virksomheder i området. Men det er ikke nok, der skal en personlig henvendelse til, hvilket vi har snakket meget om, at vi skal arbejde med. Her er det vigtigt, at der kommer en tovholder på opgaven, så bestyrelsen bedes holde øjne og ører åbne for mulige emner.

Vores hjemmeside har d.d. været besøgt 42.144 gange, det betyder, at næsten 16.000 har besøgt siden fra oktober 2021 til oktober 2022, så det er virkelig vigtigt, at vi kan fange dem, når de kommer derind. Vi har også en Facebook-side, men den kan gøres meget mere aktiv. Det er et godt medie, men det kræver, at der hele tiden kommer nyt, ellers ser brugerne det ikke.

Vi skal også i gang med at bruge Instagram. Vi har i den nye sæson brugt et par lokale influ-encere med mange følgere, og det er nok en god ide, at gøre fremover.

Vi fortsætter samarbejdet med Henrik i Kvickly, så de til hver forestilling kører en konkur-rence. De har rigtig mange følgere, så den bliver set af mange. Det gælder rigtig meget om synlighed, og det kan gøres på mange måder, blandt andet ved at vi deltager med billetter til nogle velgørende foreninger, blandt andet til Lions julelotteri. Samtidig med at folk bliver op-mærksomme på os, håber vi selvfølgelig også på, at når folk vinder en billet, så køber de en mere til en ledsager.

Teaterseminaret blev igen livestreamet og gjort tilgængelig for opkøberne i en periode efter seminaret. Det virkede godt for os, for det gjorde, at hele bestyrelsen kunne gå ind og se ud-buddet. I år er der teaterseminar i Musikhuset Esbjerg den 18.-20. november. Og i 2023 er det den 10.-12. november på Comwell Kolding. Da det kun er mig fra bestyrelsen, der delta-ger igen i år, håber jeg det bliver livestreamet.

Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde. Jeg kan sige som tidligere, at jeg synes, at vi alle har gjort, hvad vi kunne, inden for de rammer vi har, for at vise ”rigtig teater” i Troldesalen.

Vores ideer om evt. at spille på Studioscenen, Højskolerne, Museet og Biblioteket blev ramt af Corona, men når vi kommer med i Turnenetværket, er der mulighed for at spille ”smalle fo-restillinger” for et lille beløb. Vi har ikke kun ansvar for, at dem, der er vant til at gå i teatret, kommer, vi har også et opdragende ansvar for, at nye målgrupper bliver vænnet til teater.

Jeg håber selvfølgelig, at vores teaterforening er kommet for at blive, men med de økonomi-ske udsigter, der er lige nu, så skal vi nok skære lidt i antal af forestillinger og i hvilke priser, vi køber til. Hillerød Teater lavede hen over sommeren en lille intern undersøgelse blandt Tea-terforeninger i Danmark, og den viser tydeligt, at de få Teaterforeninger, hvor man ikke får til-skud fra kommunen, de har det svært økonomisk.

Havde Coronaen ikke spændt ben for os, tror jeg, vi i dag havde haft en velcementeret teater-forening.

Tak for tilliden til mig gennem endnu et år. Igen i år vil jeg sige tak, fordi I altid bakker op om de beslutninger, jeg tager, også de gange, hvor jeg ikke altid lige får bestyrelsens accept, in-den jeg agerer.

Grethe Brinch Knudsen Formand

Referat af generalforsamling, den 25. oktober 2021

Dato: Mandag den 25. oktober 2021 kl. 18:00

Sted: VIC

Til stede: 4 medlemmer + 6 bestyrelsesmedlemmer

Fraværende: Finn Heiredal

Referat af generalforsamling, den 25. oktober 2021

1. Valg af dirigent

Poul Henning blev valgt

2. Formandens beretning

Formandens beretning vedlagt referatet

3. Kassererens beretning

Regnskabet blev fremlagt og gennemgået. Vedlagt referatet. På trods af alle generne med Corona og tilbagebetaling af købte billetter og tilskud, ender vi op med et lille overskud. Regnskabet kan indhentes ved en mail til teater@vejenteaterforening.dk

4. Indkomne forslag

Ingen

5. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant 

Grethe Brinch Knudsen – Genvalgt

Poul Egelykke – Genvalgt

Poul Henning Thomsen – Genvalgt

Valg af en suppleant til bestyrelse, Ulla Lavall – Genvalgt

6. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor – Ulla Lavall – Genvalgt

Revisorsuppleant – Poul Henning Thomsen – genvalgt

7. Foreningens fremtid

Alle i bestyrelsen mener og håber at foreningen har en fremtid, og at vi alle skal gøre en ekstra indsats for at gøre os ”synlige” i kommunen og dens opland. De sociale medier er nok det sted, vi bedst kan komme omkring med vores budskab. Vejen har før været en ”stor” teaterby, det skal og vil vi forsøge at blive igen.

8. Eventuelt

Grethe opfordrer til, at vi fordeler de forskellige opgaver, som hun varetager nu. Alle opfordres til at tænke på, hvad hver enkelt kan påtage sig af disse opgaver.

Dirigenten – takkede for god ro og orden, mødet sluttede kl. 18:45

Referatet godkendt af dirigent Poul Henning Thomsen

Formandens beretning

Formandens beretning fremlagt ved generalforsamlingen mandag den 25. oktober 2021

Sæsonen 2020/2021 var lige som sæsonen før en meget blandet oplevelse. Vi måtte stadig kæmpe mod en modstander, vi ikke kunne stille noget op imod, nemlig Covid 19.

Vi havde udsat Let it rock til 25. august, for vi kunne slet ikke forestille os dengang, at Co-ronaen stadig ville bestemme dagsordenen, når vi kom over sommerferien. Det gjorde den, og det viste sig at være en dårlig disposition, at vi ikke havde aflyst. Vi fik aflysninger fra publikum, og besluttede at betale penge tilbage, da vi mente, det gav foreningen en positiv omta-le. Men når det så er sagt, hold da op, hvor leverede de unge mennesker varen til dem, der ikke blev hjemme. Igen sagde vi farvel til et publikum, der havde haft en forrygende aften. Og der så vi et lidt andet publikum, som vi må håbe kommer igen. Men den forestilling kom jo så til at høre til i sæson 2020/2021.

I skovens dybe stille ro – en forestilling for unge - skulle spille 2 gange i Trekantområdets festuge i Idrætscentret, men den måtte – stadig pga. Corona aflyses.

Det lykkedes os at gennemføre Livet er en gåde, og Mødre i efteråret, men slet ikke med det forventede antal tilskuere.

Så måtte vi igen aflyse, da vi startede på 2021. Det gik ud over Blinkende lygter, Eks-mænd og Sigurd fortæller, forestillinger, der skulle have givet os et solidt økonomisk grundlag for det videre arbejde.

Det er sådan, at vi er berettiget til at få støtte fra staten, når vi har abonnementer. Det betyder 14.000 – 15.000 kr. pr. forestilling, alt efter hvor mange forestillinger, foreninger over hele landet søger til hvert år. Vi fik tilskud til alle vores forestillinger. Pga. Coronaen besluttede Kulturministeriet, at ved aflysning skulle vi betale 75% af dette beløb til udbyderen, og vi måt-te så selv beholde de sidste 25%. En god ordning, der kunne dække vores allerede afholdt udgifter til annoncering for de aflyste forestillinger. Rigtig fint, men det overskud, vi havde budgetteret med, kunne vi ikke få dækket nogen steder.

Økonomien kommer Anne Marie ind på, men vi holder skinnet på næsen, og igen kan jeg sige – som sidste år - vi vidste jo godt, at opstarten ville koste os penge, men vi havde ikke forestillet os, at en pandemi også skulle koste os penge.

Nu skal vi på med arbejdshandskerne, og i gang med at sælge billetter til den nye sæson. Publikum er stadig mærkede af pandemien, og de er svære at trække ud af deres lune rede derhjemme.

Med hensyn til vores samarbejde med VIC, så er det stadig rigtig godt, og vi får meget hjælp den vej. Vi bruger deres indgang til Ticketmaster, og vores udfordringer med systemet er kun blevet større, og Ticketmasters priser er blevet helt ublu. Vi har evalueret på det med VIC, og har besluttet at forsøge at finde en anden samarbejdspartner.

Udfordringerne med Ticketmaster har medført, at langt over halvdelen af billetsalget går gennem formand og kasserer. Det er et stort arbejde, men det er en god service, som vores kunder er glade for. Vi tager i den nye sæson 25 kr. i ekspeditionsgebyr til at dække de ekstra udgifter til papir, kuverter mv.

Troldesalen trænger til renovering, vi er især udfordrede på lyddelen og soffitter på scenen. VIC arbejder på sagen, og har i flere år søgt Vejen Kommune om tilskud – uden held. Der søges på livet løs i forskellige fonde, og der er den vej skaffet penge til nyt stolesystem i salen, og jeg er inviteret med ud og se på, hvad der er på markedet.

VIC gjorde mig i sommer opmærksom på Ingrid og Peter Henriksens mindelegat, hvor vi som teaterforening kunne søge om rekvisitter, der udvikler kultur og musik. Og da vi og andre foreninger ofte mangler klaverer i Troldesalen, så har jeg søgt om 2 el-pianoer og 2 bænke. Vi kan bruge det ved nogle af vores stykker, og alle andre foreningen vil også kunne gøre brug af musikinstrumenterne. Hvis vi får bevillingen, bliver det en fælles rekvisit, som vedligeholdes og administreres af VIC.

PR er en udfordring! Hvordan er det, vi når ud til et potentielt publikum? Vi har forsøgt med annoncer på forsiden af Ugeavisen i nogle uger, det gav ikke en eneste billet. Vi har i år husstandsomdelt vores program, men desværre er der rigtig mange, der selv har været inde og vælge, hvilke reklamer, de vil modtage, så dem når vi ikke den vej. Det gav virkelig noget, da bestyrelsen lagde programmerne i postkasserne, da kunne vi se på billetsalget i hvilke områder, der lige var delt rundt. Vi kan også overveje at sætte en side i Ugeavisen.

På Facebook-grupperne når vi ud til rigtig mange, ligesom vi har opbygget en mail-data-base, hvor vi sender målrettet ud.

Vores hjemmeside har d.d. været besøgt 26.159 gange, det er en fordobling fra sidste år, så det er virkelig vigtigt, at vi kan fange dem, når de kommer derind.

Vi fortsætter samarbejdet med Henrik i Kvickly, så de til hver forestilling kører en konkurrence. De har rigtig mange følgere, så den bliver set af mange. Vi har igen i år deltaget i Toyota-messen, og den vej kommer vi i snak med rigtig mange, ligesom vi til Open night har stået ved en stand midt i gågaden.

Vi har stadig en opgave med at arbejde mere målrettet på at få firmaer til at købe billetter eller tegne sponsorater. Gennem vores medlemskab i Udvikling Vejen når vi ud til 940 virksomheder i området. Men det er ikke nok, der skal en personlig henvendelse til, hvilket vi har snakket meget om, at vi skal arbejde med i næste sæson. Her er det vigtigt, at der kommer en tovholder på opgaven.

Teaterseminaret blev aflyst, men i stedet blev præsentationerne livestreamet og gjort tilgæn-gelige for opkøberne i en periode efter seminaret. Det virkede godt for os, for det gjorde, at hele bestyrelsen kunne gå ind og se udbuddet.

Igen kan jeg nævne, at perspektivet for forandring populært sagt er 3 år, så jeg synes faktisk, vi er nået langt med de for os ukendte udfordringer, vi har mødt. Lige så langsomt går det op for folk i Vejen Kommune, at vi faktisk har en teaterforening. Men der er stadig et stykke vej, før vi er i mål.

Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde, som altid synes jeg, vi alle har gjort, hvad vi kunne, inden for de rammer vi har, for at vise ”rigtig teater” i Troldesalen.

Jeg synes stadig, at vi skal have i tankerne, at vi måske kan spille på Højskolerne, Museet og Biblioteket, så vi får fat i en anden aldersgruppe. Vi har ikke kun ansvar for, at dem, der er vant til at gå i teatret, kommer, vi har også et opdragende ansvar for, at børn og unge bliver vænnet til teater.

Jeg mener faktisk, at vores teaterforening er kommet for at blive. Når jeg hører de teaterforeninger, der har bestået i mange år, så har de også udfordringer, og de ligner vores på en prik. Mange andre teaterforeninger har så bare den fordel, at de alle får tilskud fra deres kommune. Det er også en af de ting, vi skal arbejde på. Men i den forbindelse tror jeg, det er vigtigt, at bestyrelsen sætter sig sammen og laver en strategiplan – også for vores egen skyld, det er altid nemmere at trække på samme hammel, når man ved, i hvilken retning man skal trække.

Jeg håber, det må lykkes os, at få et par nuværende eller kommende bestyrelsesmedlemmer til at tage ansvaret for sponsorer og PR.

Tak for tilliden til mig gennem endnu et år.

Tak fordi I altid bakker op om de beslutninger, jeg somme tider tager, hvor jeg ikke altid lige få bestyrelsens accept, inden jeg agerer.

Grethe Brinch Knudsen Formand